Ewidencja przebiegu pojazdu – co to jest?
Ewidencję przebiegu pojazdu przeprowadza się w celu rozliczenia kosztów związanych z eksploatacją samochodu. W styczniu 2019 roku w życie weszły przepisy, który ograniczyły zakres stosowania kilometrówki. Sprawdź, co się zmieniło i kiedy teraz wymagana jest ewidencja.
Z naszego tekstu dowiesz się:
- Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu?
- Kiedy stosowało się kilometrówki według starych przepisów?
- Czy każdy przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
- Jakie są limity kilometrówki w 2024 roku?
- Kto ma obowiązek stosowania ewidencji pojazdu?
- Czy pracownicy muszą prowadzić ewidencję pojazdu?
- Jakie są stawki za kilometrówkę w 2024 roku?
- Jaka jest maksymalna kwota ryczałtu za używanie prywatnego samochodu osobowego w firmie w 2024 roku?
- Co powinna zawierać ewidencja przebiegu samochodu?
Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu?
Ewidencja przebiegu pojazdu inaczej nazywana jest kilometrówką. Służy natomiast rejestrowaniu dystansu, który przejechał samochód. Może więc być wykorzystana w celu określenia zakresu, w jakim pojazd jest wykorzystywany. Dlatego też ewidencja przebiegu pojazdu bywa stosowana w trakcie rozliczeń kosztów związanych z eksploatacją samochodów.
Kiedy stosowano ewidencję przebiegu pojazdu?
Do końca 2018 roku obowiązkiem przeprowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu objęci byli właściciele firm, którzy wykorzystywali w celach służbowych swoje prywatne samochody. W ten sposób mogli zaliczyć koszty związane z użytkowaniem aut, które nie zostały wprowadzone do środków trwałych, jako wydatki przedsiębiorstwa.
Na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu do wydatków firmowych zaliczano wykorzystanie:
- samochodów prywatnych, których właścicielem jest przedsiębiorca,
- samochodów prywatnych, których właścicielami są pracownicy,
- samochodów, których właścicielami są osoby niezatrudnione w firmie, a ich użytkowanie ma charakter umowy najmu, dzierżawy, użyczenia itp.
Ewidencja przebiegu pojazdu w 2024 roku
Od 1 stycznia 2019 roku zaliczanie do kosztów działalności wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodów niewprowadzonych do środków trwałych przedsiębiorstwa nie wymaga już prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Wraz z początkiem 2019 roku weszło w życie rozporządzenie, zgodnie z którym przedsiębiorców obowiązuje stały limit wydatków związanych z wykorzystaniem samochodów prywatnych w ramach działalności gospodarczej. Limit ten wynosi 20%. Innymi słowy, za eksploatację samochodu (między innymi zakup paliwa, oleju, płynu do wycieraczek, ubezpieczenia OC, AC i NNW) właściciel firmy może odliczyć maksymalnie 20% do kosztów firmowych.
Kto nie musi prowadzić ewidencji?
Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji, jeśli ponosi wydatki na rzecz pracowników, które rozliczane są w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Chodzi przede wszystkim o wydatki związane z wykorzystywaniem przez osoby zatrudnione własnych samochodów do celów firmowych, w koszt których nie wchodzą:
- jazdy zamiejscowe – wyjazd w celu odbycia podróży służbowej, których wysokość przekracza kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
- jazdy lokalne – których wysokość przekracza wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Stawki określane są w odrębnych przepisach, wydanych przez właściwego ministra.
Od stycznia 2019 roku zmianie uległo również doliczanie kosztów wykorzystania samochodów, które firma użytkuje na podstawie umowy użyczenia lub najmu krótkoterminowego. Przedsiębiorca ma prawo do odliczenia wydatków na eksploatację pojazdu do 75% do kosztów firmowych, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów.
Obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu nie mają również przedsiębiorcy, którzy korzystają z samochodów ciężarowych:
- powyżej 3,5 tony,
- poniżej 3,5 tony z jednym rzędem siedzeń i zaświadczeniem o tym, że pojazd spełnienia wymagania techniczne do uznania go za samochód ciężarowy (VAT-1 bądź VAT-2).
Ewidencja obowiązkowa dla aut używanych tylko w celach służbowych
Wraz z nowelizacją ustawy o PIT, od początku 2019 roku prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów obowiązuje przedsiębiorcę, który chce zaliczyć 100% kosztów związanych z eksploatacją samochodu prywatnego używanego w celach służbowych jako wydatki firmowe. Dotyczy to:
- samochodów, które stanowią środki trwałe przedsiębiorstwa,
- samochodów użytkowanych na podstawie umowy leasingu, najmu czy dzierżawy.
Maksymalny limit kilometrówki na jazdy lokalne w 2024 roku
Pracownik, który wykorzystuje swój prywatny samochód w pracy, prowadzi ewidencję przebiegu. Natomiast pracodawca ustala miesięczny limit, który może wykorzystać pracownik. Co ważniejsze, nie może on być nieograniczony. Przepisy prawa określają maksymalny limit kilometrówki lub ryczałtu. Zależy ona między innymi od liczby mieszkańców miejscowości, w której mieszka pracownik.
| Liczba mieszkańców miasta/gminy | Limit kilometrówki |
|---|---|
| do 100 tys. mieszkańców | 300 km |
| od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców | 500 km |
| ponad 500 tys. mieszkańców | 700 km. |
W przypadku służby leśnej limit kilometrówki może zostać podwyższony do 1 500 km, a dla pojazdów wykorzystywanych w służbach ratowniczych i w innych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową bądź usuwania jej skutków do 3 000 km.
Ewidencja przebiegu pojazdu a rozliczenie podatku VAT
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dotyczy również przedsiębiorców, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków związanych z jego użytkowaniem. Takiemu odliczeniu mogą podlegać samochody do 3,5 tony, które są wykorzystywane wyłącznie w ramach działalności gospodarczej (na przykład jako środek trwały lub leasingowany). Kilometrówka powinna wykazać, że pojazdów nie wykorzystywano do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.
Kilometrówka nie jest konieczna, gdy przedsiębiorca chce odliczyć pełen podatek VAT, jeśli:
- samochód jest przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą,
- samochód nie nadaje się do użycia do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą,
- samochód jest przeznaczony wyłącznie na odsprzedaż, sprzedaż (pojazdy produkowane przez przedsiębiorcę), odpłatne oddanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej, podobnej umowy – jeśli wymienione czynności wchodzą w zakres działalności podatnika,
- podatnik oblicza kwotę podatku od wydatków związanych z pojazdem w ograniczeniu do 50%,
- przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku o kwotę podatku z tytułu wydatków związanych z pojazdem.
Pracownik jednej z firm niezapewniających pojazdów służbowych musiał odbyć podróż związaną bezpośrednio ze sprawami zawodowymi. Jego pracodawca postanowił skorzystać z możliwości rozliczenia kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika. Dzięki temu zatrudniony mógł ubiegać się o zwrot wydatków poniesionych na eksploatację samochodu w czasie podróży służbowej. Ponieważ poruszał się Škodą Octavią z silnikiem o pojemności 1896 cm3, mógł odliczyć maksymalnie 1,15 zł za kilometr przebiegu. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury dotyczącym zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych, właśnie taka stawka obowiązuje dla pojazdów o pojemności skokowej silnika większej niż 900 cm3 .
Ewidencja przebiegu pojazdu u pracowników
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nadal może obowiązywać pracowników, którzy wykonując czynności służbowe, korzystają z prywatnych samochodów. Kilometrówka jest wówczas podstawą do rozliczenia się z pracodawcą.
Jakie są stawki za kilometrówkę w 2024 roku?
Od 17 stycznia 2023 roku obowiązują nowe stawki rozliczania przebiegu pojazdu prywatnego do celów służbowych. Zmianę wprowadziło Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Ewidencja przebiegu pojazdu 2024 – stawki obowiązujące od 17 stycznia 2023 roku:
| Pojazd | Stawka za kilometr |
|---|---|
| Samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³ | 0,89 zł |
| Samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³ | 1,15 zł |
| Motocykl | 0,69 zł |
| Motorower | 0,42 zł |
Nowe stawki za kilometrówkę podane są do dwóch miejsc po przecinku, a nie do czterech, jak to było w tych wcześniej obowiązujących.
Maksymalna kwota ryczałtu za kilometrówkę w 2024 roku
Pracownik używający prywatnego samochodu osobowego w firmie może również rozliczyć się z pracodawcą ryczałtem. Jakie są maksymalne kwoty ryczałtu w 2024 roku?
Dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm³ są to:
- 267 zł – przy limicie 300 km (miejscowość/gmina do 100 tys. mieszkańców),
- 445 zł – przy limicie 500 km (miejscowość/gmina od 100 do 500 tys. mieszkańców),
- 623 zł – przy limicie 700 km (miejscowość/gmina powyżej 500 tys. mieszkańców).
Natomiast dla samochodów osobowych z silnikiem powyżej 900 cm³ maksymalne limity ryczałtu wynoszą:
- 345 zł – przy limicie 300 km (miejscowość/gmina do 100 tys. mieszkańców),
- 575 zł – przy limicie 500 km (miejscowość/gmina od 100 do 500 tys. mieszkańców),
- 805 zł – przy limicie 700 km (miejscowość/gmina powyżej 500 tys. mieszkańców).
Ewidencja przebiegu pojazdu – wzór
Co powinna zawierać ewidencja przebiegu samochodu?
- Numer rejestracyjny pojazdu.
- Daty rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji.
- Stan licznika przebiegu pojazdu (na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji).
- Wpis osoby kierującej pojazdem. Wpis powinien dotyczyć każdego wykorzystania samochodu i obejmować:
- numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (miejsce wyjazdu, miejsce dojazdu),
- przejechany dystans,
- imię i nazwisko osoby prowadzącej pojazd.
- Przejechany dystans na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o ewidencję przebiegu pojazdu
To tak zwana kilometrówka, która jest rejestracją przejechanych przez pojazd kilometrów w określonym czasie. Pozwala ona na określenie, w jakim stopniu pojazd jest wykorzystywany w firmie, co pozwala odliczyć koszty związane z jego eksploatacją.
Od 2019 roku właściciel firmy może odliczyć do 20% kosztów eksploatacji samochodu prywatnego wykorzystywanego w działalności gospodarczej. Zalicza się do nich zakup paliwa, płynów eksploatacyjnych (olej, płyn chłodniczy, płyn do wycieraczek), ubezpieczenie OC, AC i NNW.
Tak, jeśli samochód ten wykorzystywany jest wyłącznie w działalności gospodarczej. Dotyczy to pojazdów do 3,5 tony. Jednak właściciel takiego auta musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Jeśli pojazd nie nadaje się do innego użytku niż ten w ramach działalności gospodarczej, to nie trzeba prowadzić ewidencji.
- Ewidencja przebiegu pojazdu (inaczej kilometrówka) służy rejestrowaniu dystansu, który przejechał samochód. Stosuje się ją w trakcie rozliczeń kosztów związanych z eksploatacją samochodów.
- Do końca 2018 roku obowiązkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu objęci byli przedsiębiorcy, którzy wykorzystywali w celach służbowych swoje prywatne samochody.
- Od początku 2019 roku zaliczanie wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodów, które nie są wprowadzone do środków trwałych przedsiębiorstwa, nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
- Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu nie dotyczy przedsiębiorców, którzy korzystają z samochodów ciężarowych i aut użytkowanych na podstawie umowy użyczenia lub najmu krótkoterminowego.
- Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nadal może obowiązywać osoby zatrudnione, które w trakcie czynności służbowych użytkują prywatne samochody.
- Prawo przewiduje maksymalny limit kilometrówki ze w zależności od liczby mieszkańców miasta/gminy.
- Od 17 stycznia 2023 roku obowiązują nowe stawki kilometrówki za używanie pojazdów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych.
- Pracownik używający samochodu prywatnego w firmie może rozliczyć się ryczałtem z pracodawcą.
- Kilometrówka obowiązuje przedsiębiorców, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków związanych z jego użytkowaniem.
Dołącz do dyskusji