Kupno samochodu na fakturę czy umowę. Jak udokumentować kupno używanego samochodu?

W jaki sposób udokumentować zakup używanego samochodu?

Kupując nowy samochód w salonie, sprawa jest prosta. W zdecydowanej większości przypadków sprzedawca wystawia fakturę, która obejmuje także podatek VAT, więc nam pozostaje jedynie zapłacić podaną cenę i wszystko gotowe – zostaniemy właścicielami samochodu. W przypadku zakupu używanego pojazdu sytuacja się jednak komplikuje. Pojawia się bowiem kwestia formy, w jakiej dokonamy nabycia samochodu. Zwykle istnieje kilka możliwości:

• umowa kupna-sprzedaży,
• faktura VAT,
• faktura VAT-marża,
• umowa darowizny,
• spadek.

Która z nich jest najlepsza? To zależy od konkretnej sytuacji. Każda z wymienionych form ma bowiem swoje uwarunkowania, każda wywołuje też nieco inne konsekwencje, a co za tym idzie – w różnych przypadkach może okazać się najkorzystniejszą. Poniżej przyjrzymy się bliżej trzem najpopularniejszym formom udokumentowania nabycia samochodu, podpowiadając, która będzie dla Ciebie najkorzystniejsza.

Jak zawrzeć umowę kupna-sprzedaży auta?

Czasy, kiedy zadowalającego dla obu stron targu dobijało się, potwierdzając wszystko radosnym potrząśnięciem splecionych w uścisku dłoni, dawno już minęły. Dzisiaj wszystkie znaczące transakcje, a za taką musimy przecież uznać zakup lub sprzedaż samochodu, muszą być sporządzone na piśmie. Korzysta na tym nabywca, sprzedający i…fiskus, bo przecież po zakupie samochodu należy uiścić we właściwym Urzędzie Skarbowym podatek od czynności cywilno-prawnych, czyli niezbyt lubiany podatek PCC w wysokości 2% wartości pojazdu.

Nabywca ma na to 14 dni od daty zakupu, chyba że wartość nabytego samochodu jest niższa niż 1000 zł. Nie będziemy wchodzić w dyskusję o to, kto i dlaczego kupuje samochody w cenie niezbyt drogiego garnituru, ale tak stanowi litera prawa i trzeba ją szanować. 

Jak powinna wyglądać umowa kupna/sprzedaży samochodu? Zacznijmy od tego, że należy przygotować dwa identycznie brzmiące egzemplarze – po jednym dla nabywcy i sprzedającego. Warto również skrupulatnie sprawdzić dane sprzedającego, czy faktycznie jest tym, za kogo się podaje i czy ma prawo do sprzedaży interesującego nas pojazdu. Zdarza się bowiem, i to wcale nierzadko, że prowadzimy negocjacje z osobą inną niż ta, której nazwisko widnieje w umowie, a ów negocjator nie posiada uprawnienia notarialnego do reprezentowania właściciela samochodu w procesie sprzedaży. 

Na umowie kupna/sprzedaży samochodu powinny znaleźć się następujące dane:

• data i miejsce sporządzenia dokumentu kupna/sprzedaży samochodu,
• dane osobowe zbywcy samochodu wraz z danymi potencjalnego współwłaściciela, o ile takowy jest – imię, nazwisko, seria i numer dowodu osobistego, dane kontaktowe,
• najważniejsze informacje o kupowanym pojeździe – marka, model, unikalny numer VIN (jak sprawdzić numer VIN i historię używanego samochodu, dowiesz się z tego artykułu: https://mubi.pl/poradniki/historia-pojazdu-jak-sprawdzic/),
• oświadczenie zbywcy o tym, że jest on rzeczywistym właścicielem pojazdu,
• cena, data, i sposób wykonania transakcji (rozliczenie gotówkowe, bezgotówkowe itp.),
• informacja o podatku PCC (która strona transakcji zobowiązuje się do opłacenia),
• wykaz wszystkich załączników do umowy.

Z tak sformułowanym dokumentem masz pewność, że wszystkie formalności zostaną dopełnione, a na możliwe uchybienia sprzedającego, wynikające ze złej woli lub nie, pozostawisz naprawdę małą przestrzeń prawną.

Jak widać, sporządzenie umowy kupna/sprzedaży samochodu nie jest żadnym wyzwaniem. Ba, druki i formularze, które zawierają wszystkie wymienione punkty (a czasem zdecydowanie więcej!), znajdziesz bez problemu w sieci. Możesz wykorzystać jeden z gotowych wzorów lub zainspirować się takowym podczas przygotowania własnego dokumentu.

Dobrze przygotowana umowa kupna/sprzedaży jest zatem zabezpieczeniem dla obu stron. Pomaga ona zarówno kupującemu, jak i sprzedającemu, w ochronie ich interesów oraz ułatwia dochodzenie ewentualnych roszczeń w razie jakichkolwiek problemów. 

Plusy i minusy zakupu samochodu na umowę

Zakup używanego samochodu na umowę kupna-sprzedaży to najczęstsza forma tego rodzaju transakcji zawierana pomiędzy dwiema osobami fizycznymi. Dlaczego? Ponieważ jest ona najprostsza, a prawo (dokładnie – Kodeks cywilny) dopuszcza pewną swobodę w formułowaniu jej zapisów. Strony umowy mogą więc uzgodnić, co chcą, żeby się w niej znalazło, tym samym zabezpieczając swoje własne interesy. A czy to jej wszystkie plusy?

Zalety kupna samochodu na umowę kupna-sprzedaży:

1. Prosta forma.
2. Elastyczna konstrukcja umowy umożliwiająca wprowadzenie do niej dodatkowych zapisów.
3. Skutecznie zabezpiecza interesy zarówno kupującego, jak i sprzedającego.
4. Mogą ją zawrzeć zarówno osoby fizyczne, jak i prawne (np. firmy).

Widać zatem, dlaczego umowa kupna-sprzedaży cieszy się taką popularnością. Wymaga po prostu najmniej formalności i jest najbardziej dogodnym sposobem przeprowadzenia transakcji pomiędzy dwiema osobami fizycznymi. Ma ona jednak również pewne minusy, które trzeba wziąć pod uwagę, zanim zdecydujemy się na wybór właśnie takiego sposobu udokumentowania sprzedaży.

Wady kupna samochodu na umowę kupna-sprzedaży:

1. Trzeba od niej zapłacić podatek PCC (najczęściej robi to kupujący, ale strony mogą umówić się inaczej).
2. W razie zakupu/sprzedaży samochodu przez firmę, konieczne jest obliczenie podatku VAT.
3. Należy bardzo uważnie przestudiować wszystkie zapisy umowy, ponieważ jest to forma najczęściej stosowana przez oszustów.

Zakup samochodu na fakturę VAT

Zazwyczaj zakup samochodu na fakturę VAT proponują sprzedający, którzy prowadzą działalność gospodarczą. Kryje się w tym jednak pewien haczyk, bo z dużą dozą prawdopodobieństwa możemy założyć, że ogłoszenie sprzedaży auta będzie zawierać tylko cenę netto, do której należy jeszcze doliczyć właśnie podatek VAT. Przypomnijmy dla jasności, że wynosi on 23%, co przy zakupie samochodu daje niezłą sumkę. 

Na pewno sporym plusem udokumentowania zakupu samochodu fakturą VAT jest możliwość uniknięcia znienawidzonego podatku PCC. Nie jest natomiast prawdą, że przy zakupie samochodu przez osoby prowadzące swoją firmę, które nabywany pojazd będą wykorzystywać nie tylko w celach służbowych, można liczyć na odliczenie kwoty VAT od podatku. 

Przepisy jasno określają, że pojazd użytkowany w sposób mieszany, co należy interpretować jako wykorzystywanie go zarówno na potrzeby działalności, jak i prywatnie, daje prawo do odliczenia jedynie połowy (50%) podatku VAT. Wszystkie chwytliwe hasła o tym, że nie ma się co przejmować tym VAT-em, bo i tak go sobie odliczysz, należy włożyć między bajki, przynajmniej w połowie. Chyba że planujesz zakupić samochód tylko i wyłącznie w celach służbowych – w takim przypadku ustawodawca pozwala na odliczenie 100% VAT-u od wszystkich kosztów (nabycie, leasing, paliwo, eksploatacja). 

Chyba że planujesz zakupić samochód tylko i wyłącznie w celach służbowych. W takim przypadku ustawodawca pozwala na odliczenie 100% VAT-u od wszystkich kosztów (nabycie, leasing, paliwo, eksploatacja), o ile spełnione zostaną warunki. Jakie?

• Firmowy pojazd należy zgłosić do Urzędu Skarbowego za pomocą deklaracji VAT-26.
• Należy sporządzić regulamin użytkowania auta w firmie, wykluczający jego używanie do celów prywatnych.
• Należy prowadzić ewidencję przebiegu samochodu, tzw. kilometrówkę.

Plusy i minusy zakupu samochodu na fakturę

Trzeba pamiętać, że chociaż fakturowanie zakupu/sprzedaży samochodu jest rozwiązaniem powszechnie stosowanym w stosunkach pomiędzy firmami lub firmą a osobą prywatną, wybór tej formy przeprowadzenia transakcji nie jest wcale obowiązkowy. Firmy również mogą być stronami umowy kupna-sprzedaży, po prostu trzeba wówczas pamiętać o doliczeniu podatku VAT.

Zalety kupna samochodu na fakturę VAT:

1. Nie trzeba odprowadzać podatku PCC.
2. Istnieje możliwość odliczenia połowy, a nawet całości kwoty VAT od podatku.
3. Forma daje mniej możliwości oszustwa niż umowa kupna-sprzedaży.

Wady kupna samochodu na fakturę VAT:

1. Konieczność doliczenia do ceny netto 23% podatku VAT.
2. Użytkowanie samochodu w celach mieszanych (prywatnych i służbowych) nie pozwala na odliczenie pełnego VAT-u od podatku.
3. Sztywna forma niepozwalająca na wprowadzenie dodatkowych zapisów.

Faktura VAT-marża

Jeśli zależy Ci na absolutnej transparentności i uczciwości drugiej strony transakcji, możesz zdecydować się na udokumentowanie zakupu samochodu fakturą VAT-marża. Skąd takie ufne podejście do tego dokumentu? W powszechnym mniemaniu na tę formę rozliczenia decydują się sprzedawcy uczciwi, którzy nie mają nic do ukrycia i odprowadzają podatek od sprzedaży. 

Jeśli zdecydujesz się na VAT-marżę, unikniesz podatku od czynności cywilno-prawnych (PCC), ale nie będziesz mógł odliczyć żadnej części VAT od podatku. Dlaczego? W przypadku faktury VAT-marża opodatkowaniu podlega właśnie marża sprzedającego, czyli różnica pomiędzy ceną, za jaką zakupił on dany towar, w tym przypadku pojazd, a ceną jego sprzedaży, czyli sumą pieniędzy, którą uzyska od Ciebie jako potencjalnego nabywcy. Dlatego jest to bardzo popularne rozwiązanie wśród przedsiębiorców handlujących używanymi samochodami oraz wśród komisów samochodowych, które jednak powoli stają się melodią przeszłości. 

Co wybrać?

Która z powyższych form jest najlepsza, która pozwoli Ci na największe oszczędności? W przypadku osób prywatnych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, sytuacja jest klarowna – należy postawić na umowę kupna/sprzedaży, która kompleksowo chroni nasze prawa i nie pozostawia przestrzeni do oszustw (choć ich nie wyklucza). 

W innej sytuacji znajdują się osoby prowadzące działalność gospodarczą. W ich sytuacji należy dobrze przemyśleć obraną drogę udokumentowania zakupu, ponieważ wybór faktury VAT lub VAT-marży może w konsekwencji obniżyć koszty całej operacji. Najlepiej jednak operować na konkretnych liczbach i wykonać kalkulacje, wiedząc, ile kosztuje wybrany przez nas samochód, a co za tym idzie, ile wyniosą potencjalne oszczędności. 

Kiedy nie zapłacisz podatku PCC w Urzędzie Skarbowym?

Podatek PCC to prawdziwy “ulubieniec” wszystkich kierowców. Zwany podatkiem od wzbogacenia, musi on zostać odprowadzony w przypadku, gdy zdaniem Urzędu Skarbowego pomnożyliśmy swój majątek – a tak właśnie, według dość pokrętnej logiki, dzieje się, gdy częścią tego majątku staje się samochód. Nic to, że wydaliśmy na niego własne pieniądze. “Wzbogaciliśmy się”, zatem zgodnie z ustawą o podatku od czynności cywilnoprawnych, musimy za to zapłacić. Ale czy zawsze?

Otóż nie. Podatek PCC odprowadza się bowiem tylko w określonych przypadkach, a mianowicie wtedy, gdy do transakcji dochodzi pomiędzy osobami fizycznymi. Kwotę w wysokości 2% wartości pojazdu odprowadzimy zatem wtedy, gdy sprzedający nie jest płatnikiem VAT. Innymi słowy, podatek nie obowiązuje przy zakupie auta na fakturę. A to nie jedyny wyjątek.

Kiedy nie trzeba płacić podatku PCC od kupna samochodu?

1. Gdy kupujemy auto od osoby prawnej (od firmy lub w komisie, jeśli jest on właścicielem samochodu, a nie tylko pośrednikiem).
2. Gdy kupujemy nowy samochód w salonie (VAT wliczony w koszt).
3. Gdy dokonujemy zakupu poza granicami Polski i tam zawieramy umowę (trzeba zapłacić akcyzę po sprowadzeniu pojazdu do kraju).
4. Gdy rzeczywista wartość kupionego samochodu nie przekracza 1000 zł.
5. Gdy kupującym samochód jest osoba niepełnosprawna (auto kupione na własne potrzeby).

Gdy kupującym samochód jest osoba niepełnosprawna (auto kupione na własne potrzeby).

Więcej na temat podatku od zakupu samochodu przeczytasz w naszym artykule: Podatek od kupna samochodu (podatek PCC) 2024 – kiedy trzeba go zapłacić?

Gdzie znaleźć korzystne ubezpieczenie samochodu?

Oczywiście odprowadzenie podatku PCC (jeśli wymagane), nie jest jedyną formalnością, jaka czeka nowego właściciela samochodu po jego zakupie. Tych będzie więcej, począwszy od zgłoszenia nabycia pojazdu, przez jego rejestrację, po zakup ubezpieczenia OC. Wszystkie te obowiązki niosą ze sobą konsekwencje finansowane w razie ich niedopełnienia, dlatego lepiej nie zwlekać i zająć się nimi od razu.

Niestety, większość z nich będzie się też wiązać z wydatkami, co po doliczeniu kosztów zakupu i utrzymania auta da nam już naprawdę sporą kwotę. Kierowcy szukają zatem oszczędności, gdzie tylko mogą, także przy zakupie obowiązkowego ubezpieczenia samochodu. W tym pomóc może porównywarka ubezpieczeń OC AC Mubi, dzięki której obliczysz najkorzystniejszą dla siebie składkę oferowaną przez różne firmy ubezpieczeniowe.

Jak tanie może być OC? To zależy od wielu czynników – koszt ubezpieczenia wyliczany jest zawsze indywidualnie na podstawie cech właściciela i parametrów jego pojazdu, dlatego nie da się sporządzić uniwersalnego cennika. Można jednak porównać ceny, biorąc pod uwagę istotne z punktu widzenia ubezpieczyciela czynniki. Tak właśnie działa kalkulator OC AC Mubi, w którym przeprowadziliśmy przykładowe wyliczenie dla 45-letniego kierowcy z Poznania, nowego właściciela używanego Fiata Tipo z 2016 roku (benzyna, 1598 cm³). Mężczyzna ma prawo jazdy od 1999 roku i jedną szkodę w historii ubezpieczenia, ale wyrządzoną już przeszło 10 lat temu.

Oto najtańsze polisy zaoferowane mu przez poszczególnych ubezpieczycieli:

Przeczytaj też: Leasing konsumencki – na czym polega? Czy warto tak sfinansować zakup auta?

FAQ – najczęściej zadawane pytania o udokumentowanie zakupu używanego auta