Jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu w firmie?

Czy zakup ubezpieczenia samochodu wlicza się do kosztów uzyskania przychodu?

Wykorzystywanie samochodu osobowego w działalności gospodarczej to standard. Auto może być wprowadzone do ewidencji środków trwałych lub być prywatne, co wpływa na sposób odliczania podatku VAT. Znaczenie ma również sposób korzystania z pojazdu – wyłącznie w działalności czy również prywatnie.

Oprócz odliczenia przy rozliczaniu podatku VAT przedsiębiorca może zaliczyć koszty eksploatacyjne czy rat w koszty uzyskania przychodzi. W przypadku wykorzystywania samochodu firmowego wyłącznie w działalności gospodarczej można odliczyć 100% wydatków związanych z jego eksploatacją. Natomiast w użytkowaniu mieszanym – firma, prywatnie – 75% wydatków.

Czy do kosztów uzyskania przychodu zalicza się zakup polisy ubezpieczeniowej? Tak, ale zasady te reguluje nie ustawa o podatku od towarów i usług, ale ustawa o PIT. Zawarty w niej art. 22. 1 wskazuje, że:

Bez wątpienia zakup ubezpieczenia jest niezbędny do korzystania z samochodu w czasie prowadzenia działalności gospodarczej. Ubezpieczenie OC posiadaczy pojazdów mechanicznych jest wymagane, a jego brak jest karany przez UFG.

Kiedy polisę ubezpieczeniową można uznać za dokument księgowy?

Podstawowym dokumentem księgowym jest faktura. W przypadku zawierania umowy ubezpieczenia przedsiębiorca nie może jej otrzymać. Dostaje natomiast polisę ubezpieczeniową, którą można również zaksięgować, a więc uznać za dokument księgowy. Taka polisa musi zawierać:

• datę wystawienia,
• wskazanie stron umowy,
• opis przedmioty umowy,
• wartość składki,
• podpisy stron umowy,
• datę dokonania płatności.

Opis przedmiotu umowy powinien zawierać informacje o rodzaju, okresie i zakresie ubezpieczenia.

Czy wszystkie ubezpieczenia komunikacyjne księguje się w ten sam sposób?

Ubezpieczenia komunikacyjne dzielą się na obowiązkowe ubezpieczenie OC posiadaczy pojazdów mechanicznych i ubezpieczenia dobrowolne AC, NNW, assistance czy GAP. Wpływ na kwestie z rozliczeniem nie ma jednak ich obowiązkowość, ale sposób ustalania składki. O co dokładnie chodzi?

Wysokość składki ubezpieczenia OC, NNW czy assistance nie zależy od wartości samochodu. Natomiast autocasco i GAP tak, co ma wpływ na wyliczenie wydatków związanych z kosztem uzyskania przychodu. Szczegóły dotyczące poszczególnych ubezpieczeń w dalszej części artykułu.

Jak zaksięgować ubezpieczenie OC samochodu firmowego i niefirmowego?

Ubezpieczenie OC posiadaczy pojazdów mechanicznych można w przypadku samochodu firmowego, czyli wpisanego jako środek trwały, rozliczyć w 100%. Możliwe jest to również w przypadku auta wykorzystywanego w działalności, które jest:

• w leasingu finansowym,
• w leasingu operacyjnym,
• użyczone,
• wynajmowane.

Natomiast w przypadku samochodu prywatnego, z którego korzysta się w firmie, rozliczyć można 20% wydatków związanych z zakup ubezpieczenia OC.

Zasady uwzględnienia polisy ubezpieczenia OC w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) zależą również od metody rozliczenia. Może być ona:

• kasowa – wydatek księguje się w całości w dniu zawarcia umowy ubezpieczenia,
• memoriałowa – znaczenie ma okres obowiązywania umowy ubezpieczenia, więc wydatek należy podzielić na określoną liczbę miesięcy.

Jak zaksięgować dobrowolne ubezpieczenia samochodu?

Koszty ubezpieczenia OC samochodu można odliczyć w 100%, chyba że pojazd używany w firmie jest autem prywatnym. Natomiast w kwestii ubezpieczeń dobrowolnych sprawa jest nieco bardziej skomplikowana i zależy od rodzaju ubezpieczenia i samego samochodu.

W przypadku ubezpieczeń, których składka nie zależy od wartości pojazdu – NNW, assistance czy ubezpieczenie szyb – rozliczyć można 100% kosztów. Wyjątkiem jest również samochód prywatny, w którego przypadku limit zaksięgowanych kosztów to 20%.

Natomiast w przypadku ubezpieczenia AC i GAP należy postępować zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT, który mówi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

Ustawodawca wprost wskazuje, że znaczenie ma tutaj wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia. Zapis ten dotyczy więc ubezpieczenia AC i GAP. Oznacza to, że gdy wartość pojazdu nie przekracza 150 tys. zł, to księguje się 100% kosztów, a gdy jest większa od tej kwoty, to stosuje się wyliczenie:

• wartość polisy * 150 000 zł / wartość pojazdu = kwota do zaliczenia do kosztów.

W przypadku odliczenia kosztów zakupu AC czy GAP znaczenie ma wartość pojazdu. Celem ustawodawcy było ograniczenie w zakupie i ubezpieczeniu na firmę drogich samochodów. Jak wygląda zaksięgowania ubezpieczenia autocasco dla auta wartego powyżej 150 000 zł?

FAQ – najczęściej zadawane pytanie o zaksięgowanie ubezpieczenia samochodu w firmie