Z czym wiąże się używanie samochodu służbowego do celów prywatnych?

Pracownik, który korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych, uzyskuje przychód, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Z kolei pracodawca nalicza składkę ubezpieczeniową ZUS od wartości tego przychodu. Sprawdź, w jaki sposób rozliczane jest prywatne używanie pojazdu służbowego!

samochód służbowy

Samochód służbowy używany do celów prywatnych – kwestie podatkowe

Zdarza się, że pracodawca pozwala pracownikowi na korzystanie ze służbowego samochodu w celach prywatnych. Jeśli osoba zatrudniona nie ponosi kosztów używania auta, wówczas uzyskuje przychód z tytułu stosunku pracy. Inaczej mówiąc, pracownik, który użytkuje pojazd służbowy nieodpłatnie, osiąga swego rodzaju dodatkowy przychód.

Na przychód pracownika ze stosunku pracy składają się zarówno wypłaty pieniężne, jak i wartość pieniężna świadczeń w naturze lub ich ekwiwalentów. Korzystanie ze służbowego samochodu do celów prywatnych należy do świadczeń nieodpłatnych i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Wykorzystanie samochodu służbowego do celów prywatnych – ustalenie wartości świadczenia

Skoro świadczenie nieodpłatne w postaci używania samochodu służbowego do celów prywatnych jest opodatkowane, konieczne okazuje się ustalenie wartości tego świadczenia. Wysokość ryczałtu do tej pory uzależniona była od pojemności silnika i liczby dni, przez które pracownik użytkował pojazd.

Wraz z wejściem w życie zmian od 2022 roku wysokość ryczałtu nie jest już zależna od pojemności silnika, ale od jego mocy.

Ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych w 2024 roku:

  • 250 zł miesięcznie – dla samochodów o mocy silnika do 60 kW, samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem;
  • 400 zł miesięcznie – dla samochodów o mocy silnika powyżej 60 kW.

Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych reguluje art. 12 ust. 2a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przypadku korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych bierze się pod uwagę liczbę dni, w których auto było wykorzystywane przez pracownika w taki właśnie sposób. Niezależnie więc, czy pracownik przebył w celach prywatnych 20 km, czy też 200 km, limit przychodu pozostaje taki sam. Wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot.

Samochód służbowy używany do celów prywatnych a składki ZUS

Jak już wspomniano, pracodawca ma obowiązek naliczyć składkę ubezpieczeniową ZUS od wartości przychodu z tytułu korzystania ze służbowego samochodu. Świadczenie powinno zostać zsumowane z innymi przychodami, jakie w danym okresie osiągnął pracownik. Ich łączna kwota jest podstawą ustalenia wymiaru składek ZUS.

W przypadku używania samochodu służbowego do celów prywatnych nie stosuje się §3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracodawca jest zobowiązany do obliczenia wartości nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych. Obliczoną wartość powinien następnie dodać do pozostałego przychodu uzyskanego przez pracownika w danym miesiącu. Od sumy naliczane są składki ZUS, z podziałem na część finansowaną przez pracownika oraz część pokrywaną pracodawcę.

Ryczałt za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca

W sytuacji, gdy pracownik używa samochodu służbowego do celów prywatnych przez określoną część miesiąca, wartość świadczenia ustala się w zależności od liczby dni, w którym auto służbowe było wykorzystywane w ten sposób. Wartość wynosi więc 1/30 kwoty ustalonej na podstawie ryczałtu.

Przykład

Pani Marta, za zgodą pracodawcy, wyjechała na urlop służbowym Citroënem C4 Picasso o mocy silnika 80 kW. Nieodpłatnie korzystała z auta przez 12 dni. Wartość przychodu z tytułu stosunku pracy wyniosła 160 zł.

400 : 30 x 12 = 160

Co obejmują kwoty ryczałtu za używanie przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych?

Ryczałtowo określona wartość świadczenia z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje koszty eksploatacyjne. Ich pokrycie jest niezależne od tego, czy osoba zatrudniona będzie wykorzystywała pojazd służbowy do celów prywatnych, czy też nie.

W ramach udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracodawca zapewnia pokrycie następujących kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu:

  • paliwo,
  • ubezpieczenie,
  • wymiana opon,
  • bieżące naprawy,
  • materiały eksploatacyjne,
  • przeglądy okresowe,
  • wymiana oleju i innych płynów eksploatacyjnych oraz zużywających się części wskutek zwykłego użytkowania.

Limity wymienione w art. 12 ust. 2a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uwzględniają koszt zakupu paliwa, co było przez długi czas przedmiotem sporu między resortem finansów a podatnikami. Dzięki przyjęciu jednolitej linii orzeczniczej sądów administracyjnych przez Ministerstwo Finansów właściwą jest interpretacja uwzględniająca koszty paliwa w zryczałtowanym przychodzie. Ryczałt nie obejmuje natomiast innych kosztów użytkowania samochodu, m.in. opłat za przejazdy autostradami.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o używanie samochodu służbowego do celów prywatnych

Czy używanie służbowego auta do celów prywatnych jest opodatkowane?
Jak obliczyć wartość świadczenia w postaci prywatnego używania samochodu służbowego?
Jakie koszty używania samochodu służbowego w celach prywatnych pokrywa pracodawca?
PODSUMOWANIE
  • Używanie przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych jest przychodem, podlega opodatkowaniu i stanowi podstawę naliczenia składek ZUS.
  • Wartość przychodu z tytułu używania samochodu do celów prywatnych ustala się w zależności od pojemności silnika pojazdu i wynosi 250 zł (dla pojazdów z silnikiem o mocy do 60 kW) lub 400 zł (dla pojazdów z silnikiem o mocy powyżej 60 kW).
  • Jeśli pracownik ponosi część kosztów użytkowania samochodu służbowego, to przychód oblicza się jako różnica między wartością świadczenia określoną na podstawie ryczałtu a rzeczywistym wydatkiem, który poniósł pracownik.
  • W ramach udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych, pracodawca zapewnia pokrycie kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu, takich jak ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, materiały eksploatacyjne, przeglądy okresowe, wymiana oleju i innych płynów oraz zużywających się części w wyniku zwykłego użytkowania.
  • Ryczałtowo określona wartość świadczenia z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje również koszt zakupu paliwa.
Źródła:
Piotr Wojciechowski
Autor artykułu: Piotr Wojciechowski

Z branżą ubezpieczeniową związany od kilku lat. Wcześniej sprzedawał ubezpieczenia oraz obsługiwał je posprzedażowo. Dziś dzieli się swoją wiedzą, pisząc artykuły na temat produktów ubezpieczeniowych.

Wystaw ocenę

Dołącz do dyskusji

11 komentarzy

avatar autora komentarza

Uprzejmie informujemy, że komentarze zawierające wulgaryzmy lub informacje niezgodne z zasadami języka polskiego nie będą publikowane w serwisie.

avatar autora komentarza
Nie sądziłam, że to takie skomplikowane jest. samochód służbowy, powinien być przeznaczony tylko do jednego celu- służbowego
avatar autora komentarza
Według mnie użytkowanie samochodu służbowego to ogromna odpowiedzialność i sam właściciel powinien, wręcz musi mieć dodatkowe ubezpieczenia ac nnw etc. Tylko to zagwarantuje mu spokojny sen gdy jego pracownik użytkuje samochód firmowy
avatar autora komentarza
Proszę, skontaktujcie się z doradcą podatkowym, bo w "Jakie koszty używania samochodu służbowego w celach prywatnych pokrywa pracodawca?" piszecie straszne głupoty.
Dziękujemy za zwrócenie uwagi, błędy zostały poprawione.
avatar autora komentarza
Ryczałt zawiera paliwo.
avatar autora komentarza
A jak powinien być naliczany ryczałt jeżeli używając auto służbowe do celów prywatnych pracownik tankuje za swoje?
avatar autora komentarza
Ja jak należy opodatkować samochód który pracodawca kupił tylko i wyłącznie do celów prywatnych pracownika (samochód benefitowy). Samochód nie jest w ogóle używany do celów służbowych?
avatar autora komentarza
mój pracodawca potrąca mi ryczałt i obciązą kosztami paliwa za przejechane km prywatne. które rozpisuje co msc. prywatnie wychodzi mi mało bo dotyczy to tylko bezposredniego zjazdu na zakupy po pracy czy na siłownie. msc ok 50 km. Czy w takim razie powinien mi nie liczyć kosztów km prywatnych bo sa w ryczałcie ? czy oddać ryczałt? bo nie wiem
avatar autora komentarza
Jak pobiera ryczalt to zadnych wiecej oplat nie moze pobierac. A paliwo masz juz w ryczalcie i pracodawca musi za nie zaplacic. Ja bym szedl do Sadu. Dla mnie to dojenie pracownika z jwgo wlasbej kasy.
avatar autora komentarza
Czy jeśli mam auto na dojazdy i powroty z pracy to jest to użytkowanie w celach prywatnych ?
Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 lipca 2019 roku (sygn. akt II FSK 2050/17) dojazd do miejsca pracy i powrót do domu samochodem służbowym jest uznawany za cel prywatny pracownika. Koszty paliwa na dojazdy i powroty z pracy nie wliczają się więc do ryczałtu samochodowego i nie mogą być rozliczane tak, jak podróże służbowe.

Chcesz wydawać mniej na ubezpieczenie OC/AC nawet o 50%? To proste!
Oblicz ceny w 3 minuty!

Porównaj ceny OC/AC