Z czym wiąże się używanie samochodu służbowego do celów prywatnych?

Pracownik, który korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych, uzyskuje przychód, z który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Z kolei pracodawca nalicza składkę ubezpieczeniową ZUS od wartości tego przychodu. Sprawdź, w jaki sposób rozliczane jest prywatne używanie pojazdu służbowego!

Samochód służbowy używany do celów prywatnych – kwestie podatkowe

Zdarza się, że pracodawca pozwala pracownikowi na korzystanie ze służbowego samochodu w celach prywatnych. Jeśli osoba zatrudniona nie ponosi kosztów używania auta, wówczas uzyskuje przychód z tytułu stosunku pracy. Inaczej mówiąc, pracownik, który użytkuje pojazd służbowy nieodpłatnie, osiąga swego rodzaju dodatkowy przychód.

Na przychód pracownika ze stosunku pracy składają się zarówno wypłaty pieniężne, jak i wartość pieniężna świadczeń w naturze lub ich ekwiwalentów. Korzystanie ze służbowego samochodu do celów prywatnych należy do świadczeń nieodpłatnych i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Wykorzystanie samochodu służbowego do celów prywatnych – ustalenie wartości świadczenia

Skoro świadczenie nieodpłatne w postaci używania samochodu służbowego do celów prywatnych jest opodatkowane, konieczne okazuje się ustalenie wartości tego świadczenia. Wysokość ryczałtu uzależniona jest od pojemności silnika i liczby dni, przez które pracownik użytkował pojazd.

ryczałt za używanie samochodu służbowego prywatnie

Ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych w 2021 roku:

  • 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1 600 cm3,
  • 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1 600 cm3.

Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych reguluje art. 12 ust. 2a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie zależy od przejechanego dystansu, lecz liczby dni, w których auto było wykorzystywane przez pracownika w celach prywatnych. Niezależnie więc, czy pracownik przebył w celach prywatnych 20 km, czy też 200 km, limit przychodu pozostaje taki sam. Wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot.

Samochód służbowy używany do celów prywatnych a składki ZUS

Jak już wspomniano, pracodawca ma obowiązek naliczyć składkę ubezpieczeniową ZUS od wartości przychodu z tytułu korzystania ze służbowego samochodu. Wartość tego świadczenia powinna zostać zsumowana z innymi przychodami, jakie w danym okresie osiągnął pracownik. Łączna kwota wszystkich świadczeń jest podstawą ustalenia wymiaru składek ZUS.

W przypadku używania samochodu służbowego do celów prywatnych, nie stosuje się §3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracodawca jest zobowiązany do obliczenia wartości nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych. Obliczoną wartość powinien następnie dodać do pozostałego przychodu uzyskanego przez pracownika w danym miesiącu. Od sumy naliczane są składki ZUS, z podziałem na część finansowaną przez pracownika oraz część pokrywaną pracodawcę.

Ryczałt za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca

W sytuacji, gdy pracownik używa samochodu służbowego do celów prywatnych przez określoną część miesiąca, wartość świadczenia ustala się w zależności od liczby dni, w którym auto służbowe wykorzystywano do prywatnych celów. Wartość wynosi więc 1/30 kwoty ustalonej na podstawie ryczałtu.

Przykład

Pani Marta, za zgodą pracodawcy, wyjechała na urlop służbowym Citroënem C4 Picasso o pojemności 1598 cm3. Nieodpłatnie korzystała z auta przez 12 dni. Wartość przychodu z tytułu stosunku pracy wyniosła 100 zł.

250 : 30 x 12 = 100

Co obejmują kwoty ryczałtu za używanie przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych?

Ryczałtowo określona wartość świadczenia z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje koszty eksploatacyjne. Ich pokrycie jest niezależne od tego, czy osoba zatrudniona będzie wykorzystywała pojazd służbowy do celów prywatnych, czy też nie.

W ramach udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych, pracodawca zapewnia pokrycie następujących kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu:

  • ubezpieczenie,
  • wymiana opon,
  • bieżące naprawy,
  • materiały eksploatacyjne,
  • przeglądy okresowe,
  • wymiana oleju i innych płynów eksploatacyjnych oraz zużywających się części wskutek zwykłego użytkowania.

Limity wymienione w art. 12 ust. 2a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uwzględniają natomiast paliwa. Pracownik, który wykorzystuje służbowe paliwo do celów prywatnych, uzyskuje przychód z tytułu stosunku pracy. Podstawą do ustalenia wartości tego przychodu jest cena paliwa. Zużycie paliwa w trakcie używania samochodu służbowego w celach prywatnych również podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym (pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy).

FAQ – najczęściej zadawane pytania o używanie samochodu służbowego do celów prywatnych

Czy używanie służbowego auta do celów prywatnych jest opodatkowane?

Tak. Przychód pracownika ze stosunku pracy to nie tylko wypłaty, ale też świadczenia nieodpłatne, które również podlegają opodatkowaniu – zalicza się do nich m.in używanie służbowego samochodu. Ustalając podstawę wymiaru składek ZUS, pracodawca musi uwzględnić łączną kwotę wszystkich świadczeń na rzecz pracownika.

Jak obliczyć wartość świadczenia w postaci prywatnego używania samochodu służbowego?

Wysokość świadczenia zależy od pojemności silnika auta oraz liczby dni, przez które było ono używane w celach prywatnych. Dla samochodów z silnikami o pojemności do 1,6 l ryczałt wynosi 250 zł, dla pozostałych 400 zł. Od tej kwoty oblicza się wartość świadczenia, uwzględniając liczbę dni w miesiącu, gdy auto było używane przez pracownika.

Jakie koszty używania samochodu służbowego w celach prywatnych pokrywa pracodawca?

Udostępniając pojazd służbowy do celów prywatnych pracownika, jego pracodawca pokrywa koszt ubezpieczenia, wymiany opon, bieżących napraw, materiałów eksploatacyjnych, przeglądów okresowych oraz wymiany oleju. Nie zalicza się do tych wydatków kosztów paliwa – jego zużycie stanowi przychód z tytułu stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

PODSUMOWANIE
  • Używanie przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych jest przychodem, podlega opodatkowaniu i stanowi podstawę naliczenia składek ZUS.
  • Wartość przychodu z tytułu używania samochodu do celów prywatnych ustala się w zależności od pojemności silnika pojazdu i wynosi 250 zł (dla pojazdów z silnikiem do 1600 cm3) lub 400 zł (dla pojazdów z silnikiem powyżej 1600 cm3).
  • Jeśli pracownik ponosi część kosztów użytkowania samochodu służbowego, to przychód oblicza się jako różnica między wartością świadczenia określoną na podstawie ryczałtu a rzeczywistym wydatkiem, który poniósł pracownik.
  • W ramach udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych, pracodawca zapewnia pokrycie kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu, takich jak ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, materiały eksploatacyjne, przeglądy okresowe, wymiana oleju i innych płynów oraz zużywających się części w wyniku zwykłego użytkowania.
  • Ryczałtowo określona wartość świadczenia z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych nie obejmuje paliwa.

Źródła:

zdjęcie autora
Autor artykułu: Piotr Wojciechowski

Z branżą ubezpieczeniową związany od kilku lat. Wcześniej sprzedawał ubezpieczenia oraz obsługiwał je posprzedażowo. Dziś dzieli się swoją wiedzą, pisząc artykuły na temat produktów ubezpieczeniowych.

Wystaw ocenę
15,00
Loading...

Dołącz do dyskusji

2 komentarze

avatar autora komentarza

Uprzejmie informujemy, że komentarze zawierające wulgaryzmy lub informacje niezgodne z zasadami języka polskiego nie będą publikowane w serwisie.


avatar autora komentarza
Nie sądziłam, że to takie skomplikowane jest. samochód służbowy, powinien być przeznaczony tylko do jednego celu- służbowego
avatar autora komentarza
Według mnie użytkowanie samochodu służbowego to ogromna odpowiedzialność i sam właściciel powinien, wręcz musi mieć dodatkowe ubezpieczenia ac nnw etc. Tylko to zagwarantuje mu spokojny sen gdy jego pracownik użytkuje samochód firmowy