Ubezpieczenie samochodu służbowego

Ubezpieczenie samochodu służbowego – co należy wiedzieć?

Samochód służbowy jest zazwyczaj użytkowany przez wiele osób, dlatego poza obowiązkowym ubezpieczeniem OC warto zastanowić się nad wykupieniem ubezpieczenia AC. Ubezpieczenie AC zapewni ochronę na wypadek spowodowania stłuczki przez pracownika. Poniżej wyjaśniamy, w jakich sytuacjach poszczególne ubezpieczenia zapewniają ochronę, a także jak kształtuje się odpowiedzialność za spowodowanie szkody:

Ubezpieczenie OC – ubezpieczenie OC ma za zadanie chronić przede wszystkim interes osoby poszkodowanej. Jeśli pracownik spowoduje wypadek samochodem służbowym, osoba poszkodowana będzie mogła wystąpić o odszkodowanie do zakładu ubezpieczeń, w którym firma wykupiła OC. Jest to ubezpieczenie obowiązkowe. Każdy samochód dopuszczony do ruchu powinien być obowiązkowo ubezpieczony bez względu na to, czy jest użytkowany w danym momencie oraz bez względu na to, czy stanowi własność prywatną, czy mienie firmy.

Ubezpieczenie AC – jest to ubezpieczenie dobrowolne. Zapewnia ochronę na wypadek wystąpienia skutków zdarzeń losowych, takich jak kradzież czy uszkodzenia wyrządzone przez żywioły (np. pożar). Ponadto ubezpieczony ma szansę uzyskać odszkodowanie za uszkodzenie samochodu w czasie stłuczki, nawet jeśli to on był sprawcą zdarzenia.

Kto odpowiada za szkodę wyrządzoną samochodem służbowym?

Jeśli samochód służbowy został uszkodzony w wyniku zdarzenia, za które pracownik nie ponosi odpowiedzialności, to sytuacja w zasadzie jest prosta – pracodawca kieruje zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela sprawcy. Jeśli natomiast to pracownik doprowadził do zdarzenia, wtedy odszkodowanie można uzyskać już tylko z ubezpieczenia AC. Samochód służbowy jest zazwyczaj użytkowany przez wiele osób. Może to zwiększyć ryzyko powstania szkody, dlatego też warto zdecydować się na ubezpieczenie autocasco. Co w sytuacji gdy samochód służbowy nie ma ubezpieczenia AC?

Jeśli pracownik użytkujący samochód służbowy spowoduje stłuczkę, pracodawca będzie mógł dochodzić od niego stosownego odszkodowania na zasadach wskazanych w przepisach. Pracownik może odpowiadać na podstawie odpowiedzialności materialnej lub odpowiedzialności za mienie powierzone.

W ramach odpowiedzialności materialnej pracownik może odpowiadać do sumy stanowiącej trzykrotność jego wynagrodzenia miesięcznego lub w pełnej wysokości – wszystko zależy od tego, czy szkoda była spowodowana umyślnie, czy nie. Jeśli pracownik wyrządził szkodę nieumyślnie, wtedy jego odpowiedzialność będzie ograniczona w opisany powyżej sposób, jeśli jednak szkoda została wyrządzona umyślnie, to wtedy pracownik będzie odpowiadał w pełnej wysokości.

Pracownik może odpowiadać również za mienie powierzone. Co to oznacza? Jest to bardziej rygorystyczny rodzaj odpowiedzialności, bowiem pracownik w tym przypadku zawsze będzie odpowiadał w pełnej wysokości za powstałe szkody. Powierzenie mienia oznacza, że pracodawca powierza pracownikowi mienie z obowiązkiem zwrotu. Taka sytuacja regulowana jest zazwyczaj osobną umową, bowiem do skutecznego powierzenia mienia konieczna jest zgoda pracownika, zatem najłatwiej wykazać taką zgodę, podpisując odpowiedni dokument.

Jeśli w ramach powierzenia mienia pracownikowi został powierzony samochód służbowy, który następnie doznał uszkodzeń, pracodawca będzie mógł dochodzić od pracownika rzeczywistej wartości tych zniszczeń. Wina pracownika w tej sytuacji jest domniemana. Oznacza to, że dla zaistnienia odpowiedzialności wystarczy, aby doszło do powierzenia mienia, a następnie do szkody na tym mieniu. Pracownik będzie mógł się uwolnić od odpowiedzialności tylko wtedy, gdy wykaże, że szkoda powstała w sposób od niego niezależny, w szczególności z powodu niezapewnienia przez pracodawcę warunków do odpowiedniego zabezpieczenia powierzonego mienia.

W jaki sposób uzyskać odszkodowanie za uszkodzony samochód służbowy?

Rozpatrując kwestię uzyskania odszkodowania za uszkodzony samochód służbowy, należy rozróżnić dwie sytuacje:

1. samochód służbowy został uszkodzony na skutek kolizji lub wypadku spowodowanego przez innego kierowcę,
2. samochód służbowy został uszkodzony na skutek kolizji spowodowanej przez pracownika.

W pierwszym przypadku pracodawca będzie mógł dochodzić odszkodowania za zniszczenie samochodu od ubezpieczyciela sprawcy kolizji. Pracownik, który prowadził samochód podczas zdarzenia, powinien spisać wspólnie ze sprawcą stłuczki oświadczenie o zdarzeniu drogowym. W piśmie należy wskazać datę i miejsce zdarzenia, dane uczestników zdarzenia, dane samochodów (model, markę, numer rejestracyjny, numer polisy oraz dane ubezpieczyciela), opis uszkodzeń, dane ewentualnych świadków. W piśmie sprawca powinien ponadto złożyć oświadczenie, w którym bierze na siebie odpowiedzialność za zdarzenie. Dzięki danym zawartym w oświadczeniu, pracodawca będzie wiedział, gdzie skierować zgłoszenie szkody – zgłoszenie powinno być kierowane bezpośrednio do ubezpieczyciela. Do zgłoszenia należy dołączyć skan spisanego oświadczenia.

Jeśli natomiast stłuczkę spowodował pracownik, to pracodawca może uzyskać odszkodowanie jedynie z ubezpieczenia AC, jeśli takie wykupił. W celu uzyskania odszkodowania pracodawca powinien skontaktować się z zakładem ubezpieczeń, w którym wykupił ubezpieczenie AC. Jeśli nie wykupiono ubezpieczenia AC, pracodawca może pociągnąć pracownika do odpowiedzialności za zniszczenia na zasadach opisanych wyżej.

Jak wliczyć ubezpieczenie samochodu służbowego w koszty działalności?

Samochód służbowy musi mieć wykupione obowiązkowe ubezpieczenie OC. Poza tym pracodawcy często decydują się również na ubezpieczenie AC, aby zminimalizować ewentualne straty w razie uszkodzenia samochodu przez pracownika. Wiele osób zastanawia się zapewne, czy koszty związane z ubezpieczeniem OC i AC samochodu służbowego można wliczyć w koszty działalności. Podatnicy PIT, poszukując odpowiedzi na to pytanie, powinni zapoznać się z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych. Sposób wliczenia kosztów ubezpieczenia w koszty działalności zależy od tego, jaki jest to rodzaj ubezpieczenia oraz od tego, czy samochód stanowi mienie przedsiębiorstwa, czy nie.

Koszty ubezpieczenia OC można wliczyć w koszty działalności w pełnej wysokości, o ile ubezpieczony samochód należy do środków trwałych firmy i jest wykorzystywany wyłącznie w działalności służbowej. Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku ubezpieczenia AC.

Ubezpieczenie AC samochodu jest dodatkowym dobrowolnym ubezpieczeniem i jeżeli dotyczy pojazdu osobowego, podlega pewnemu ograniczeniu. Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeśli wartość samochodu osobowego nie przekracza 150 000 zł, to w koszty można wliczyć całą wartość ubezpieczenia. Jeśli jednak wartość samochodu przekracza tę kwotę, to nie będzie uważana za koszt uzyskania przychodu.

Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wartość wyliczoną w następujący sposób:

150 000 zł / X * wartość ubezpieczenia AC = kwota, którą można wliczyć w koszty.

Gdzie X = wartość samochodu

W przypadku samochodów osobowych, które stanowią własność prywatną, ale są wykorzystywane również w celach związanych z działalnością, kosztem uzyskania przychodu będzie 20% kwoty ubezpieczenia, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak rozliczyć odszkodowanie uzyskane z OC i AC?

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 12 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychód stanowi również otrzymane odszkodowanie za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co więcej, od podatku dochodowego wolne są:

Z powyższego wynika zatem, że zarówno odszkodowanie uzyskane z OC, jak i odszkodowanie uzyskane z AC stanowi w całości przychód. Takie stanowisko zyskało poparcie m.in. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23.09.2019 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.432.2019.2.AC). W opisywanej sprawie przedsiębiorca brał udział w kolizji, która została spowodowana z winy drugiego kierowcy. Przedsiębiorca nie miał ubezpieczenia AC, ale z racji tego, że to nie on ponosił odpowiedzialność za zdarzenie, uzyskał odszkodowanie z OC sprawcy. W związku z powyższym przedsiębiorca wniósł o dokonanie interpretacji:

• czy otrzymane odszkodowanie za uszkodzone auto jest przychodem Wnioskodawcy podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych,
• czy od otrzymanej kwoty Wnioskodawca powinien odprowadzić podatek, jeśli nie ma wykupionego AC na ten samochód.

Zdaniem przedsiębiorcy, kwota otrzymanego odszkodowania nie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że takie stanowisko jest błędne. W interpretacji wskazano, że odszkodowanie z OC nie podlega zwolnieniu w myśl art. 21 ust. 1 Ustawy, zatem całość uzyskanego odszkodowania stanowi przychód.

Rozpatrując powyższą kwestię, warto wspomnieć również o interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 sierpnia 2020 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.415.2020.2.MT.) W przedmiotowej sprawie przedsiębiorca, który wykorzystywał samochód prywatny w prowadzonej działalności, wniósł o dokonanie interpretacji następujące kwestie:

• czy do przychodów z działalności gospodarczej należy zaliczyć jedynie 75% otrzymanego odszkodowania z OC sprawcy kolizji w związku z uszkodzeniem samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności gospodarczej w sposób mieszany,
• czy do kosztów uzyskania przychodów należy zaliczyć 75% kwoty otrzymanego odszkodowania z OC sprawcy kolizji w związku z uszkodzeniem samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności gospodarczej w sposób mieszany.

W Interpretacji wskazano, że do przychodów należy zaliczyć 100% kwoty otrzymanego odszkodowania. Natomiast co do kosztów uzyskania przychodu wskazano, że:

Ustawa z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2159; dalej: “ustawa zmieniająca”) wprowadziła z dniem 1 stycznia 2019 r. zmiany dotyczące m.in. zasad ujmowania w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym, wykorzystywanym także do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Do normy wskazanej w treści art. 23 ust. 1 dodano pkt 46a, zgodnie z którym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Mając zatem na względzie podniesioną przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku problematykę, należy podkreślić, że z uzasadnienia do wskazanej wyżej ustawy zmieniającej wynika, że wszelkie wydatki związane z korzystaniem z samochodu osobowego służącego podatnikowi także do innych celów niż działalność gospodarcza podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 75% tych wydatków. Możliwość zaliczenia do kosztów 100% takich wydatków dotyczy tylko wykorzystywania samochodu osobowego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym podatnik musi prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (wykorzystana może być w tym zakresie ewidencja stosowana dla celów podatku VAT).

Z powyższego wynika zatem, że wartość kosztów uzyskania przychodu będzie zależała od tego, czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością, czy wykorzystywany jest w sposób mieszany.  

FAQ – najczęściej zadawane pytania o konsekwencje spowodowania stłuczki samochodem służbowym

1. Pracownik podróżujący samochodem firmowym brał udział w kolizji podczas podróży służbowej. Winę za spowodowanie kolizji ponosił drugi kierowca. Samochód firmowy nie posiadał ubezpieczenia AC, czy pracodawca ma szansę uzyskać odszkodowanie za zniszczony samochód?

W powyższej sytuacji winę za zdarzenie ponosi osoba trzecia, zatem pracodawca może uzyskać odszkodowanie z OC tej osoby. W celu uzyskania odszkodowania należy zgłosić szkodę do ubezpieczyciela sprawcy.

2. Pracownik podróżujący samochodem służbowym doprowadził do kolizji. Samochód był objęty ubezpieczeniem AC. Czy pracownik poniesie odpowiedzialność wobec pracodawcy za zniszczenia?

W przedmiotowej sytuacji pracodawca może uzyskać odszkodowanie z ubezpieczenia AC. Jeśli ubezpieczenie AC w pełni pokryje powstałe szkody, to pracownik nie poniesie odpowiedzialności materialnej za powstałą szkodę.

3. Czy pracownik będzie odpowiadał za zniszczenie samochodu firmowego, jeśli nie był on objęty ubezpieczeniem AC?

Pracownik będzie odpowiadał jedynie do kwoty stanowiącej równowartość 3-krotności wynagrodzenia pracownika. Pracownik poniesie odpowiedzialność w 100% jeśli samochód został mu powierzony (odpowiedzialność za mienie powierzone zachodzi, gdy pracodawca powierza mienie z obowiązkiem zwrotu i pracownik wyrazi zgodę na powierzenie).

4. Czy koszt ubezpieczenia OC samochodu służbowego można wliczyć w koszty działalności?

Koszty związane z uiszczeniem składki na ubezpieczenie OC wlicza się w całości w koszty działalności, o ile samochód wchodzi w skład majątku trwałego firmy i jest wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych.

5. Czy koszt ubezpieczenia AC samochodu służbowego można w całości wliczyć w koszty działalności?

Tak, jeśli wartość samochodu nie przekracza 150 000 zł.

Autor artykułu: Agnieszka Nowak

Absolwentka prawa. Posiada bogate doświadczenie w dochodzeniu roszczeń od zakładów ubezpieczeń. Zajmuje się uzyskiwaniem odszkodowań dla osób poszkodowanych w wypadkach komunikacyjnych. Jest to dla niej codzienność, dlatego chętnie doradza klientom naszej porównywarki OC AC.