Jak zarejestrować samochód w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej?

To najprostszy rodzaj działalności gospodarczej, który może być założony wyłącznie przez osobę fizyczną. Nazywana jest także samozatrudnieniem. W nazwie firmy prowadzonej przez jedną osobę musi znaleźć się minimum jej imię i nazwisko. Czy w ramach takiej działalności można zarejestrować samochód? Jeśli to możliwe, to jak to zrobić? I najważniejsze – czy to się opłaca?

jak zarejestrować samochód na 1-os. działalność gospodarczą

Jednoosobowa działalność gospodarcza – czy można zarejestrować samochód na firmę?

Dla wielu osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą samochód jest podstawą, bez której wykonywanie codziennych obowiązków byłoby niemożliwe. Czy to oznacza, że na taką firmę można bez problemu zarejestrować auto?

Przepisy prawa mówią wyraźnie, że na jednoosobową działalność gospodarczą nie można zarejestrować samochodu. Dlaczego? Ponieważ taka firma nie ma osobowości prawnej – w przeciwieństwie do spółki akcyjnej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. 

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą musi więc zarejestrować samochód na konkretną osobę, czyli na przykład na siebie. Co ważniejsze, dane z dowodu rejestracyjnego, czyli imię i nazwisko właściciela, nie będą miały znaczenia przy rozliczaniu podatku związanego z zakupem auta i rozliczaniu kosztów eksploatacyjnych, czyli na przykład napraw, paliwa i ubezpieczenia OC

Oznacza to, że taki samochód zarejestrowany na przedsiębiorcę prowadzącego działalność jednoosobową, może zostać zaliczony do ewidencji środków trwałych. Co to oznacza w praktyce – może on zostać poddany amortyzacji. 

Rejestracja samochodu na osobę

Jak już było wyżej powiedziane, nie można zarejestrować samochodu na jednoosobową działalność gospodarczą, tylko na osobę. Wynika z tego więc, że w wydziale komunikacji należy złożyć standardowe dokumenty. W ich skład wchodzi:

  • wniosek o rejestrację pojazdu;
  • dowód własności pojazdu (faktura, umowa kupna-sprzedaży);
  • zaświadczenie o aktualnym badaniu technicznym auta;
  • karta pojazdu (jeśli była wydana);
  • dowód rejestracyjny i tablice rejestracyjne (jeśli to używany samochód);
  • potwierdzenie opłat.

W wydziale komunikacji trzeba będzie pokazać także dowód osobisty lub paszport. W przypadku sprowadzenia pojazdu z zagranicy potrzebne będzie potwierdzenie opłacenia akcyzy oraz dowód opłaty celnej, jeśli auto zostało sprowadzone spoza UE. Dokumenty muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Więcej informacji oraz aktualne koszty rejestracji znajdziesz w naszym artykule o rejestracji samochodu.

Ekspert Mubi radzi:

Przed udaniem się do urzędu w celu rejestracji samochodu warto sprawdzić, czy nie możesz załatwić wszystkich formalności przez internet. Niektóre starostwa, urzędy miasta czy dzielnicy umożliwiają złożenie wniosku przez elektroniczną skrzynkę podawczą systemu pojazd i kierowca, o czym informują na swoich stronach internetowych. Wniosek o rejestrację składa się wówczas za pomocą konta w systemie i profilu zaufanego, przekazując wszystkie niezbędne dokumenty w formie skanów. Tablice rejestracyjne i komplet dokumentów można następnie odebrać osobiście lub poprosić o przesłanie ich pocztą.

Samochód wykorzystywany w działalności gospodarczej – odliczenia VAT

Jedną z zalet korzystania z samochodu w działalności gospodarczej jest możliwość odliczenia z podatku VAT zakupu i kosztów eksploatacji auta. Kto może to zrobić i jakie warunki trzeba spełnić?

Najważniejszą kwestią jest obowiązek bycia podatnikiem VAT. Tu warto tylko wspomnieć, że jeśli sprzedaż w poprzednim roku była wyższa niż 200 tys. zł, to taka osoba prowadząca działalność gospodarczą musi zarejestrować się jako podatnik VAT. Wróćmy jednak do naszego tematu odliczania VAT od zakupu i eksploatacji samochodu.

Przykład

Pan Maciej prowadził jednoosobową działalność od kilku lat, ale korzystał z tzw. zwolnienia podmiotowego (czyli zwolnienia ze względu na obroty) z konieczności opłacania podatku VAT, ponieważ nie przekraczał obrotów w wysokości 200 tys. zł w jednym roku podatkowym. W 2020 roku po raz pierwszy przekroczył tę kwotę i musiał zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Jeśli osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą kupi samochód o masie całkowitej poniżej 3,5 tony, to może odliczyć podatek VAT związany z tym zakupem. Co bardzo ważne – może to być auto nowe lub używane. Wymagane jest, by sprzedawca i kupujący byli czynnymi podatnikami VAT.

Ile można odliczyć podatku VAT w związku z zakupem i użytkowaniem auta?

  • Odliczenie 50% podatku VAT – samochód jest używany do celów służbowych i prywatnych.
  • Odliczenie 100% podatku VAT – pojazd jest wykorzystywany tylko do celów służbowych.

Aby odliczyć 100% podatku VAT, należy udać się do urzędu skarbowego, gdzie trzeba zgłosić pojazd poprzez wypełnienie druku VAT-26. Sprawę tę załatwia się od ręki. To jednak nie wszystkie obowiązki związane z pełnym odliczeniem. Należy pamiętać także o zmianie przepisów, która weszła w życie 1 stycznia 2019 roku — o zniesieniu tzw. “kilometrówki”, czyli m.in. konieczności ciągłego monitorowania przebiegu pojazdu. Trzeba także ustalić wewnętrzny regulamin użytkowania pojazdu w firmie, by nie był on użytkowany do celów prywatnych.

W praktyce większość właścicieli prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wykorzystuje samochody również w celach prywatnych. Choć można sobie wyobrazić zarejestrowanie busa, który wykorzystywany jest tylko w celach zarobkowych. 

UWAGA!

Druk VAT-26 należy złożyć w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek.

Warto tu wspomnieć, że tym pierwszym wydatkiem jest także wpłacenie zaliczki na zakup pojazdu. Jeśli odpowiedni druk nie zostanie złożony, w świetle prawa pojazd traktowany jest jako użytkowany także prywatnie, więc można odliczyć tylko 50% podatku VAT.

Kara 720 stawek dziennych grozi za:

  • złożenie informacji VAT-26 po terminie,
  • brak złożenie informacji o pojazdach używanych tylko w działalności gospodarczej,
  • złożenie nieprawdziwych informacji i złamanie przepisów o VAT.

Urząd nie wymierzy kary, jeśli złożysz dokumenty po terminie, ale przed kontrolą lub wszczęciem postępowania podatkowego. 

Samochód prywatny w działalności gospodarczej – odliczenia PIT

Z początkiem 2019 roku weszły w życie przepisy nowelizujące Ustawę o podatku dochodowym. Do tego czasu osoby, które chciały odliczyć dla celów PIT koszty poniesione z wykorzystywania prywatnego samochodu w firmie, musiały prowadzić kilometrówki.

Jednak od 1 stycznia 2019 nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki eksploatacyjne na pojazd prywatny wykorzystywany w działalności gospodarczej, takie jak:

  • paliwo,
  • ubezpieczenia OC,
  • przeglądy,
  • części,

można ująć w kosztach podatkowych – w wysokości 20% ich wartości.

Przykład

Pani Agnieszka prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Dojeżdża samochodem do klientów. W maju 2020 roku wydała na paliwo 300 zł. Dodatkowo wykupiła ubezpieczenie OC za 500 zł. Ponieważ Pani Agnieszka korzysta ze zwolnienia VAT (nie jest tzw. vatowcem) może potraktować wydatki jako koszty uzyskania przychodu. Odliczy więc 20% z sumy poniesionych wydatków – 800 zł x 20% = 160 zł.

Przeczytaj też: Ubezpieczenie samochodu na firmę – czy to się opłaca?

PODSUMOWANIE
  • W ramach jednoosobowej działalności gospodarczej nie można zarejestrować samochodu na firmę.
  • Można za to zarejestrować auto na osobę, na przykład właściciela firmy.
  • Rejestracji samochodu dokonuje się na tych samych zasadach, jak w przypadku osoby prywatnej.
  • Za samochód wykorzystywany w działalności gospodarczej można odliczyć podatek VAT z kosztów zakupu i eksploatacji.
  • Aby odliczyć 100% podatku VAT, auto musi być używane wyłącznie w celach służbowych. W takim wypadku należy złożyć druk VAT-26.
  • Koszty wykorzystania prywatnego samochodu w działalności gospodarczej można ująć w kosztach uzyskania przychodu do wysokości 20% ich wartości.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o zarejestrowanie samochodu w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej

Czy można zarejestrować samochód na jednoosobową działalność gospodarczą?
Czy można odliczyć koszty eksploatacji auta z podatku VAT?
Jak odliczyć koszty wykorzystywania samochodu w firmie dla celów PIT?
Źródła:
  • https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/podatki-i-ksiegowosc/chce-rozliczac-vat/proc_862-informacja-o-pojazdach-wykorzystywanych-do-dzialalnosci-gospodarczej-vat-26
  • https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/podatki-i-ksiegowosc/chce-rozliczac-vat/proc_1609-rejestracja-vat
  • https://www.gov.pl/web/infrastruktura/rejestracja-pojazdow
Tomasz Sowa
Autor artykułu: Tomasz Sowa

Jestem redaktorem, który pisze artykuły związane z ubezpieczeniami komunikacyjnymi i podróżami. W swoich tekstach staram się wyjaśniać trudne i problematyczne zagadnienia związane z rynkiem ubezpieczeń. W poradach turystycznych zależy mi na przedstawieniu ciekawych miejsc w lekki oraz inspirujący sposób z nutką humoru.

Wystaw ocenę

Dołącz do dyskusji

6 komentarzy

avatar autora komentarza

Uprzejmie informujemy, że komentarze zawierające wulgaryzmy lub informacje niezgodne z zasadami języka polskiego nie będą publikowane w serwisie.

avatar autora komentarza
Jak wygląda sytuacja w przypadku, gdy taka osoba mająca auto na właściciela firmy, chce sprzedać ten samochód? Na fakturze może wystawić nip i dane firmowe, pomimo że dowód rejestracyjny jest na konkretną osobę i na pesel?
avatar autora komentarza
A co to znaczy "do celów prywatnych"? Czy trasa dom - przedszkole dziecka - miejsce wykonywania działalności to używanie prywatne/ służbowe/ czy pół na pół? I mówimy o aucie, które jest ewidentnie wołem roboczym (Peugeot Partner z drugim rzędem siedzeń i kratką). Czy dojazdy z domu do miejsca wykonywania działalności to też użytek prywatny (bo z domu)?
Jeśli nie wykorzystuje Pan samochodu w celach zarobkowych, a jedynie do dojazdów do pracy, to auto używane jest prywatnie. Gdyby Pan na przykład jeździł tym pojazdem w czasie wykonywania obowiązków zawodowych (po hurtowniach lub do klientów), a potem do przedszkola to auto byłoby używane również w celach zawodowych. Przykładowo urzędnik, który dojeżdża do miejsca pracy (urzędu) samochodem używa go wyłącznie prywatnie.
avatar autora komentarza
ja mam pytanie jak zarejestrować samochód w firnie jednoosobowej w spadku z zarządem sukcesyjnym
avatar autora komentarza
Mam 25 km w jedną stronę z miejsca zamieszkania do miejsca, w którym prowadzę działalność. Dojazdy samochodem kosztują mnie ponad 1000 PLN miesięcznie - dojazdy te są dojazdami wyłącznie do pracy. Czy mam możliwość rozliczenia tych wydatków w inny sposób? Przecież ten przepis to zdzierstwo, zniechęcające do prowadzenia działalności.
avatar autora komentarza
Zdzierstwo i oszustwo to mało powiedziane

Chcesz wydawać mniej na ubezpieczenie OC/AC nawet o 50%? To proste!
Oblicz ceny w 3 minuty!

Porównaj ceny OC/AC