Ubezpieczenie podróży służbowej
Osoba udająca się do pracy za granicą może być narażona na wysokie koszty, jeśli dojdzie do wypadku lub zajdzie nagła potrzeba leczenia. Dlatego ci, którzy wyjeżdżają za granicę w celach zarobkowych, jak i również pracodawcy delegujący swoich pracowników do innego kraju, powinni pomyśleć o wykupieniu ubezpieczenia. W poniższym artykule opisujemy najważniejsze kwestie związane z ochroną na czas podróży służbowej.
Z poniższego artykułu dowiesz się:
- Czym różni się ubezpieczenie do pracy za granicą od polisy turystycznej?
- Komu przyda się ubezpieczenie w podróży służbowej?
- Co obejmuje ubezpieczenie podróży służbowej za granicę?
- Czy pracodawca musi zapewnić ubezpieczenie na czas delegacji?
- Na jaki czas można wykupić ubezpieczenie do pracy za granicę?
- Od czego zależy cena ubezpieczenia na czas podróży służbowej?
- Jak wybrać odpowiednie ubezpieczenie na delegację pracownika?
- Kiedy ubezpieczenie do pracy za granicą nie zadziała?
- Czy ubezpieczenie pracownika na podróż służbową można wliczyć w koszty przychodu?
Czym różni się ubezpieczenie do pracy za granicą od polisy turystycznej?
Jeśli chcesz kupić ubezpieczenie turystyczne, zawsze musisz wskazać cel swojej podróży. Wyjazdy, które polegają na wypoczynku i zwiedzaniu, nie wymagają rozszerzenia ochrony. Z kolei jeśli planujesz uprawiać sport lub Twój wyjazd dotyczy celów zarobkowych, musisz zadbać o odpowiedni rodzaj polisy. Co to oznacza?
Ubezpieczenie do pracy za granicą to polisa turystyczna rozszerzona o ryzyka związane z pracą zarobkową. Jeśli zatem planujesz wyjechać do innego kraju, aby podjąć pracę lub Twój pracodawca wysyła Cię w delegację, kup polisę turystyczną, która obejmuje zdarzenia powstałe podczas pracy fizycznej. W innym przypadku, jeśli ulegniesz wypadkowi, towarzystwo nie pokryje kosztów Twojego leczenia.
Podróż służbowa a praca fizyczna
Podróżowanie w celach zawodowych wiąże się z koniecznością odpowiedniego zabezpieczenia – nie tylko od strony organizacyjnej, ale także ubezpieczeniowej. Standardowe polisy turystyczne często postrzegane są wyłącznie jako ochrona podczas wakacyjnych wyjazdów, tymczasem pełnią równie ważną rolę w przypadku delegacji czy pracy za granicą. Kluczowym elementem jest jednak precyzyjne określenie charakteru wyjazdu – czy mamy do czynienia z podróżą służbową, czy z wyjazdem w celu wykonywania pracy fizycznej.
Podróż służbową ubezpieczyciel traktuje jako wyjazd w celach zawodowych, ale bez wykonywania pracy fizycznej. Najczęściej chodzi tu o konferencje, spotkania z klientami, delegacje biurowe, szkolenia czy negocjacje.
Wyjazd związany z pracą fizyczną to podróż, podczas której wykonujesz czynności wymagające wysiłku fizycznego i mogące wiązać się z podwyższonym ryzykiem wypadku. Ubezpieczyciele jasno zaznaczają, że jest to inna kategoria i wymaga specjalnego rozszerzenia polisy.
Standardowe ubezpieczenie turystyczne, nawet jeśli obejmuje podróż służbową, zwykle nie ochroni Cię od szkód związanych z wykonywaniem pracy fizycznej. Zatem jeśli doznasz wypadku przy pracy fizycznej, ubezpieczyciel odmówi Ci wypłaty świadczenia.
Ubezpieczenie obejmujące pracę fizyczną jest droższe od polisy dotyczącej wyjazdu służbowego. Wówczas ryzyko wypadku jest większe.
Ubezpieczenie podróży służbowej – dla kogo?
Ubezpieczenie do pracy za granicą może wykupić zarówno osoba prywatna, która planuje wyjechać do innego kraju w celach zarobkowych, jak i pracodawca, który chce ubezpieczyć swoich pracowników na czas delegacji zagranicznej. Nie sposób przewidzieć, co wydarzy się w innym kraju, a wiadomo, że wypadek może zdarzyć się wszędzie. Ponieważ koszty leczenia za granicą potrafią być naprawdę wysokie, warto zabezpieczyć się, wykupując ubezpieczenie do pracy za granicą.
Dzięki ubezpieczeniu na czas podróży służbowej pracownik nie będzie musiał ponosić kosztów ewentualnego leczenia z własnej kieszeni. Co prawda, jeśli dojdzie do wypadku podczas pełnienia obowiązków służbowych w delegacji, wypadek będzie traktowany na równi z wypadkiem przy pracy. Oznacza to, że pracownik będzie mógł domagać się od pracodawcy wyrównania szkody, która nie została pokryta przez ZUS.
Ubezpieczenie na czas podróży służbowej zapewnia więc ochronę zarówno jednej, jak i drugiej stronie. Pracownik może być spokojny, że w razie ewentualnego wypadku może liczyć na pokrycie kosztów leczenia bez konieczności walki o odszkodowanie ze swoim pracodawcą. Pracodawca z kolei zyskuje pewność, że pracownik nie zwróci się do niego z roszczeniem.
Ubezpieczenie podróży służbowej zagranicznej – co obejmuje?
Ubezpieczenie do pracy za granicą oferowane jest w pakietach podstawowych i rozszerzonych. Dobór polisy powinien być podyktowany charakterem podróży służbowej. Delegacja do innego państwa na tydzień w celu negocjowania umowy z zagranicznym kontrahentem jest z pewnością obarczona mniejszym ryzykiem, niż wyjazd w celu pracy na budowie. Dlatego ubezpieczyciele już podczas podpisywania umowy weryfikują, jakiej pracy będzie dotyczyła ochrona.
To, co wchodzi w skład ochrony ubezpieczeniowej, zależy od firmy. Ubezpieczenia do pracy za granicą to polisy dobrowolne, więc zakłady ubezpieczeń mają dowolność, co do kreowania zakresu ochrony oraz OWU. Zazwyczaj podstawowy pakiet ubezpieczenia na czas podróży służbowej obejmuje:
W zależności od ubezpieczyciela rozszerzony pakiet może ponadto obejmować:
- ubezpieczenie bagażu,
- ubezpieczenie od kradzieży,
- ubezpieczenie OC w życiu prywatnym.
Dla pracodawców, którzy wykupują ubezpieczenie na czas podróży służbowej dla swoich pracowników, ochrona może również obejmować np. pokrycie kosztów podróży pracownika wysłanego w zastępstwie, pokrycie kosztów pomocy prawnej czy też pomocy tłumacza.
Czy pracodawca musi zapewnić ubezpieczenie na czas delegacji?
Pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikom dodatkowego ubezpieczenia na czas delegacji zagranicznej. Niemniej jednak jest to zalecane, ponieważ dzięki temu pracodawca uchroni się przed ewentualnym roszczeniem zwrotnym ze strony pracownika. Ponadto dbanie o pracownika poprzez zapewnienie mu dodatkowej ochrony w postaci ubezpieczenia może stanowić wartość dodaną, jeśli chodzi o atrakcyjność pracodawcy na rynku pracy.
Jeśli pracodawca wysyła pracowników w delegację do krajów Unii Europejskiej, ma możliwość zapewnienia im karty EKUZ. O wydanie karty może ubiegać się zarówno sam pracownik, jak i pracodawca składający wniosek zbiorczy obejmujący wszystkich pracowników. Jeśli więc pracodawca planuje wysłać Cię w delegację, upewnij się, czy wystąpił on z wnioskiem o wydanie karty, czy powinieneś zrobić to samodzielnie.
Warto pamiętać, że karta EKUZ zadziała tylko, jeśli pracownik wyjedzie w delegację do państwa członkowskiego Unii Europejskiej i EFTA. Ponadto EKUZ zapewnia tylko podstawową ochronę, więc np. wyjeżdżając do Włoch, osoba posiadająca EKUZ będzie miała dostęp do świadczeń, do których dostęp w ramach publicznej służby zdrowia mają obywatele tego państwa.
Jeśli więc w danym państwie publiczna służba zdrowia nie obejmuje danego świadczenia, np. leczenia dentystycznego, to osoba posiadająca EKUZ będzie musiała za nie zapłacić. Należy w tym miejscu podkreślić, że leczenie za granicą może być bardzo kosztowne. Warto więc mieć kartę EKUZ, jednak dobrze jest też uzupełnić ochronę, wykupując dodatkowe ubezpieczenie do pracy za granicą. Polisa zapewni pokrycie kosztów leczenia (nawet tych prywatnych), transport medyczny, a w rozszerzonej wersji nawet ubezpieczenie bagażu.
Marcin został wysłany przez swojego pracodawcę na tygodniową delegację do Madrytu, wyrabiając wcześniej EKUZ. Na miejscu Marcinowi bardzo mocno we znaki dawał się upał. Wysokie temperatury i prażące słońce w połączeniu ze stresem towarzyszącym pracy sprawiły, że zemdlał na środku ulicy, gdy czekał na taksówkę. Przechodnie wezwali karetkę, a ta zabrała Marcina do szpitala, gdzie spędził 2 dni na obserwacji. Przy wypisie okazało się, że EKUZ nie pokryje wszystkich kosztów – za transport do szpitala i hospitalizację Marcin musiał zapłacić z własnej kieszeni.
Na jaki czas można wykupić ubezpieczenie do pracy za granicę?
Delegacje mogą przybrać różną postać. Czasami są to wyjazdy na kilka dni w celu dopełnienia formalności z klientem, a czasem taki wyjazd może potrwać nawet kilka miesięcy. Ubezpieczyciele, wychodząc naprzeciw klientom, oferują umowy w różnych wariantach. W rezultacie istnieje możliwość wykupienia ubezpieczenia zarówno na czas jednorazowego wyjazdu, jak i delegacji trwającej dwa miesiące.
Od czego zależy cena ubezpieczenia podróży służbowej?
Cena ubezpieczenia zależy od tego, jaki jest zakres ochrony i na jaki czas polisa została wykupiona. Rozszerzone pakiety są droższe, jednak warto o nich pomyśleć. Szerszy zakres ochrony może np. obejmować ubezpieczenie od kradzieży bagażu, jeśli więc wysyłasz w delegację pracownika z drogim sprzętem służbowym, odrobinę wyższa składka może nie być tak bardzo dotkliwa, jak utrata kosztownego sprzętu. Zakres ochrony ubezpieczeniowej powinien być dobrany adekwatnie do okoliczności towarzyszących wyjazdowi.
Sprawdźmy cenę ubezpieczenia obejmującego wyjazd do Norwegii (kupowanego indywidualnie lub przez pracodawcę) na siedem dni w różnych firmach ubezpieczeniowych. Porównajmy ceny z uwzględnieniem wyjazdu służbowego i dotyczącego wykonywania pracy fizycznej.
Każde wymienione w tabeli towarzystwo zaproponowało wyższą składkę dla wyjazdu dotyczącego wykonywania pracy fizycznej niż dla podróży służbowej. Największa różnica w cenie jest zauważalna w przypadku mtu24.pl. Towarzystwo podniosło składkę ponad dwukrotnie.
Delegacja pracownika – jak wybrać odpowiednie ubezpieczenie?
Ubezpieczenie powinno być wybrane odpowiednio do potrzeb. Przede wszystkim, ubezpieczenie można dopasować do długości planowanego wyjazdu – nie ma konieczności kupowania ubezpieczenia na 90 dni, jeśli wyjazd ma trwać tydzień.
Ponadto należy również zwrócić uwagę na to, co wchodzi w zakres ochrony ubezpieczeniowej oraz zapoznać się dokładnie z OWU. W ogólnych warunkach ubezpieczenia mogą być wskazane sytuacje, w których ubezpieczyciel nie wypłaci odszkodowania. Zakres ochrony powinien być wybrany w zależności od potrzeb, jednak niezależnie od sytuacji warto zadbać o to, aby ubezpieczenie obejmowało:
Warto zadbać również o ubezpieczenie od kradzieży dokumentów, dzięki któremu pracownik nie będzie miał problemu z powrotem do kraju. Ponadto, jeśli wyjeżdżający zabiera ze sobą drogi sprzęt, warto zadbać o ubezpieczenie bagażu. Dodatkową ochronę będzie stanowiło również OC w życiu prywatnym.
Wybierając ubezpieczenie na czas podróży służbowej, sprawdź, w jaki sposób ubezpieczyciel likwiduje szkodę – czy możesz od razu liczyć na pomoc, czy dopiero na zwrot kosztów w przypadku ich uiszczenia.
Przeczytaj też: Ubezpieczenie do pracy za granicą
Kiedy ubezpieczenie do pracy za granicą nie zadziała?
Zakres ubezpieczenia do pracy za granicą w każdej firmie może być inny. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie wyłączenia odpowiedzialności, stosuje dany ubezpieczyciel, zapoznaj się z ogólnymi warunkami ubezpieczenia.
Zwykle ubezpieczenie na zagraniczny wyjazd nie obejmuje m.in. zdarzeń:
- spowodowanych zaostrzeniem chorób przewlekłych (chyba że kupisz rozszerzenie dotyczące takich sytuacji),
- powstałych pod wpływem alkoholu (chyba że kupisz rozszerzenie dotyczące takich sytuacji),
- które są wynikiem umyślnego działania, rażącego niedbalstwa,
- podczas których ubezpieczony działał niezgodnie z prawem.
Więcej na temat wyłączeń odpowiedzialności w ubezpieczeniu turystycznym przeczytasz w artykule: “Kiedy ubezpieczenie turystyczne nie zadziała?”
Czy ubezpieczenie pracownika na podróż służbową można wliczyć w koszty przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to opłaty związane z osiągnięciem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów. Jeśli Twój wyjazd służbowy dotyczy obowiązków zawodowych, pracodawca jak najbardziej może wliczyć podróż w koszty przychodu. Muszą być jednak spełnione pewne wymogi.
- Wyjazd musi mieć charakter jednorazowy.
- Polisę musi kupić pracodawca.
- Ubezpieczeniem musi być objęty pracownik.
- Osobą uprawnioną do odbioru świadczeń jest pracownik.
Ponadto ubezpieczenie musi posiadać nazwę, adres oraz NIP firmy, dane pracownika i dane kontaktowe.
- Ubezpieczenie do pracy za granicą może wykupić zarówno osoba prywatna, udająca się do pracy do innego kraju, jak i pracodawca wysyłający swojego pracownika w delegację.
- Pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikowi ubezpieczenia na czas delegacji służbowej, jednak decydując się na ten krok, chroni nie tylko interesy pracownika, ale również interesy firmy.
- Pracodawca może wystąpić z wnioskiem o wyrobienie EKUZ dla swoich pracowników. Dokument nie zapewnia jednak pełnej ochrony, dlatego na wszelki wypadek lepiej zabezpieczyć się, wybierając ubezpieczenie na czas delegacji za granicę.
- Ubezpieczyciele oferują ochronę w wersji podstawowej i rozszerzonej. Ponadto polisa może być wykupiona zarówno na czas kilkudniowej podróży, jak i takiej, która trwa kilka miesięcy.
- Cena ubezpieczenia na czas podróży służbowej zależy od zakresu ochrony i czasu, przez który polisa ma obowiązywać.
- Podróż obejmująca wykonywanie pracy fizycznej a wyjazd służbowy to dwa różne ryzyka dla ubezpieczycieli. Ważne jest określenie celu wyjazdu.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o ubezpieczenie na wyjazd służbowy
Ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej nie jest obowiązkowe z punktu widzenia przepisów prawa, ale pracodawca ma obowiązek zadbać o bezpieczeństwo i zdrowie zatrudnionego. Wskazane jest, aby szefowie oferowali ubezpieczenie turystyczne lub zdrowotne dla swoich pracowników podróżujących służbowo, aby zapewnić im odpowiednią ochronę w razie nieprzewidzianych zdarzeń. Tym bardziej, jeśli pracownik wykonuje pracę w warunkach, które zwiększają ryzyko wypadku (np. praca fizyczna, w terenie, w rejonach o podwyższonym ryzyku zdrowotnym), zakup ubezpieczenia staje się wręcz niezbędny.
Przede wszystkim jako szef otrzymujesz dodatkową ochronę w razie koniecznego leczenia swojego pracownika za granicą. W innym razie istnieje ryzyko, że takie koszty musiałbyś ponieść z własnej kieszeni. Ponadto wybrana ochrona może obowiązywać na terenie Europy lub całego świata. Zwróć również uwagę, że niektóre towarzystwa w ramach polisy zobowiązują się pokryć koszty podróży osoby, która została wezwana na zastępstwo. Taka sytuacja ma najczęściej miejsce, jeśli oddelegowany pierwotnie pracownik np. zachoruje lub ulegnie wypadkowi.
Ubezpieczenie podróży służbowej możesz nabyć w towarzystwach ubezpieczeniowych, u pośredników ubezpieczeniowych, w agencjach turystycznych, a także przez strony internetowe np. w porównywarce ubezpieczeń. Wybór zależy od potrzeb firmy oraz specyfiki podróży służbowych. Przed podjęciem decyzji warto dokładnie porównać oferty i zapoznać się z OWU, aby znaleźć polisę odpowiadającą Twoim oczekiwaniom.
Najtańsza polisa na tygodniowy
wyjazd już od 22 zł*!
*Kalkulacja wykonana w dniu 01.05.2026 roku dla 32-letniego mężczyzny, który jedzie na tygodniowy wyjazd do Wielkiej Brytanii. Organizuje wyjazd na własną rękę i będzie podróżował samolotem. Nie posiada chorób przewlekłych i celem jego podróży jest zwiedzanie i wypoczynek. Indywidualna wycena dla Ciebie może się różnić.
Od 2019 roku jest członkiem Okręgowej Izby Radców Prawnych we Wrocławiu, gdzie odbywa aplikację radcowską. Doświadczenie zawodowe zdobywała we wrocławskich kancelariach, pracując u boku profesjonalistów. Pomagała konsumentom w sporach z ubezpieczycielami. Swoją wiedzą i doświadczeniem dzieli się z czytelnikami mubi.pl.
Dołącz do dyskusji